(Versie 2023.11.14)
Artikel 1: definities
In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven:
1.1 Onder opdrachtgever wordt verstaan de natuurlijke- of rechtspersoon die evenementen organisatiebureau EVNTS opdracht geeft om een evenement of anderszins activiteiten te verrichten ten behoeve van deze persoon.
1.2 Onder EVNTS wordt verstaan opdrachtnemer, gevestigd aan de Hunze 21, 8051KZ te HATTEM, geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 87514419, die de opdracht voor de organisatie van het evenement, bijeenkomst of activiteit aanvaardt, respectievelijk bemiddelt bij het organiseren van bijeenkomsten, evenementen of anderszins activiteiten verricht namens de opdrachtgever.
1.3 Onder evenement wordt bedoeld, maar is niet beperkt tot een bedrijfsopening, bedrijfsuitje, feest, familiedag, reünie, lancering, bijeenkomsten, vergaderingen, alsmede de organisatie van ieder ander evenement of activiteit waaromtrent de opdrachtgever met EVNTS een overeenkomst sluit.
1.4 Onder deeldiensten wordt verstaan alle diensten, services en/of producten van derden welke door opdrachtgever aan EVNTS wordt verzocht hierin te bemiddelen middels een geaccepteerde opdracht tot dienstverlening. EVNTS zal haar uiterste best doen om de gewenste deeldienst zo optimaal mogelijk in lijn met de wens van Opdrachtgever invulling te geven. Voorbeelden hiervan zijn:
1.4.1 Het door EVNTS in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een geschikte evenementenlocatie voor een evenement, zoals omschreven in artikel 1.3
1.4.2 Het door EVNTS in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van een dagvoorzitter/(gast-) spreker(s)/host(s) voor een evenement zoals omschreven in artikel 1.3.
1.4.3 Het door EVNTS in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een online evenementen registratie module voor een bijeenkomst zoals omschreven in artikel 1.3
1.4.4 Het door EVNTS in opdracht van Opdrachtgever opleveren van een evenementen website voor een bijeenkomst, zoals omschreven in artikel 1.3
1.4.5 Het door EVNTS in opdracht van Opdrachtgever zoeken en aanbieden van overige producten, diensten en/of services van bedrijven en/of toeleveranciers voor een bijeenkomst, (bedrijfs-) uitje, teambuilding, huwelijksfeest van Opdrachtgever, zoals omschreven in artikel 1.3.
1.5 Onder realisatie van deeldienst wordt verstaan het door EVNTS aan opdrachtgever aantoonbaar invullen hebben gegeven aan het verzoek om de bemiddeling van de deeldienst te voltooien.
1.6 EVNTS zal, behoudens het realiseren van het gewenste onderwerk/onderdeel, verder geen deel uitmaken van de verdere organisatie van de bijeenkomst van Opdrachtgever.
1.7 Onder opdracht wordt verstaan het verzoek van de opdrachtgever aan EVNTS om tegen betaling werkzaamheden te verrichten.
1.8 Onder werkzaamheden wordt verstaan alle handelingen en/of acties die EVNTS noodzakelijk acht om de verstrekte opdracht uit te voeren.
1.9 Onder offerte worde verstaan de in meer of mindere mate gespecificeerde organisatie werkzaamheden en de begroting van de aan die werkzaamheden verbonden kosten.
1.10 Onder aanbetaling en restantbetaling worden verstaan de vermelde procentuele vergoedingen berekend over het totaal offertebedrag. Deze aanbetaling en restantbetaling zal worden vermeld in de offerte van EVNTS als Betaalcondities & aanbetaling.
Artikel 2: Toepasselijkheid algemene voorwaarden
2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere mondelinge of schriftelijke aanbieding, offerte en overeenkomst tussen EVNTS en Opdrachtgever waarop EVNTS deze Algemene Voorwaarden van toepassing heeft verklaard, voor zover deze Algemene Voorwaarden niet door partijen uitdrukkelijk schriftelijk is afgeweken.
2.2 De algemene voorwaarden van Opdrachtgever dan wel andere algemene of bijzondere voorwaarden zijn uitdrukkelijk niet van toepassing.
2.3 Deze algemene voorwaarden zijn tevens van toepassing voor derden die door EVNTS ingeschakeld zijn. Deze derden kunnen ter afwering van hun aansprakelijkheid een direct beroep doen op deze voorwaarden tegenover de Opdrachtgever.
Artikel 3: Offerte
3.1 Alle offertes van de Opdrachtgever zijn vrijblijvend, tenzij anders schriftelijk is overeengekomen.
3.2 Alle offertes van EVNTS hebben een geldigheidsduur van 14 dagen, tenzij anders is vermeld in de offerte.
3.3 In de wervingsfase met betrekking tot een bijeenkomst wordt door EVNTS een voorlopige offerte uitgebracht voor het eigen honorarium en geraamde organisatiekosten van de betreffende bijeenkomst, evenement of activiteit. Het hieraan verbonden aantal uren is door EVNTS naar beste vermogen en weten geschat op basis van de door de Opdrachtgever verstrekte gegevens. De opgave van het aantal uren en de daaraan verbonden kosten bindt EVNTS niet. Indien in de offerte een kostenraming wordt vermeld van derde (zoals accommodaties, toeleveranciers of andere dienstverleners) dan kan de Opdrachtgever EVNTS niet binden aan deze kosten.
Artikel 4: Opdrachtbevestiging
4.1 Wanneer de Opdrachtgever een opdracht geeft aan EVNTS zal de laatstgenoemde de opdracht schriftelijk bevestigen. In deze bevestiging dient ten minste het honorarium van EVNTS met daarbij een omschrijving van de specifieke werkzaamheden te worden opgenomen.
Artikel 5: Wijzigingen
5.1 Wijzigingen in de opdracht dienen te allen tijde tijdig en schriftelijk door de Opdrachtgever aan EVNTS doorgegeven te worden. Worden wijzigingen mondeling doorgegeven dat is het risico van de uitvoering voor rekening van de Opdrachtgever.
5.2 Indien een wijziging van een opdracht een uitbreiding van het aantal te besteden uren tot gevolg heeft, zal het extra aantal te besteden uren tegen de dan overeengekomen tarieven aan de Opdrachtgever in rekening worden gebracht. EVNTS zal naar aanleiding van de wijzigingen inzicht geven in de daarmee gepaarde gaande tijdsoverschrijdingen, alsmede een offerte uitbrengen voor de daaraan verbonden meerkosten. Indien EVNTS nalatig is hierin kunnen de gevolgen daarvan de Opdrachtgever niet worden toegerekend en komen voor risico en rekening van EVNTS.
5.3 Wijzigingen in productkeuze die hogere kosten tot gevoeg hebben worden in rekening gebracht aan de Opdrachtgever.
5.4 EVNTS is gerechtigd om deze Algemene Voorwaarden eenzijdig te wijzigen. In dat geval zal EVNTS de Opdrachtgever tijdig op de hoogte stellen van de wijzigingen. Tussen deze kennisgeving en de inwerkingtreding van de gewijzigde voorwaarden zal tenminste een maand zitten. Indien de Opdrachtgever een natuurlijk persoon is, die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, en de wijzigingen heeft tot gevolg dat aan de Opdrachtgever een prestatie wordt verschaft die wezenlijk van de oorspronkelijk prestatie afwijkt, heeft deze Opdrachtgever de bevoegdheid overeenkomst te ontbinden per de datum dat de gewijzigde voorwaarden in werking treden.
Artikel 6: Prijzen
6.1 Alle prijzen zijn exclusief 21% btw, tenzij anders aangegeven.
6.2 Kosten die in rekening gebracht worden door derden die rechtstreeks gerelateerd zijn aan de uitvoering van de opdracht zoals accommodatiekosten, honoraria van sprekers en/of docenten, catering en/of technische voorzieningen, etc. worden door EVNTS altijd rechtstreeks bij de Opdrachtgever in rekening gebracht, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 7: Vergoeding
7.1 Voorafgaand aan opdrachtverstrekking maakt EVNTS een raming van de te verwachten aantal werkzaamheden, welke zij verwacht te besteden aan de uitvoering van een project of event. Deze totale kostenraming wordt middels offerte en ingesloten begroting kenbaar gemaakt aan prospect dan wel (aspirant) Opdrachtgever.
7.2 EVNTS zal in de offerte een opstart tarief meenemen van 125 euro exclusief btw, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
7.3 EVNTS is vrij om samenwerkingsovereenkomsten te sluiten met leveranciers en derden.
Artikel 8: Betalingstermijn
8.1 In geval van facturering op basis van nacalculatie vindt de facturering maandelijks plaats, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. De facturen zullen worden gespecificeerd naar aard van de verleende werkzaamheden of diensten.
8.2 In geval van vaste prijsafspraken zal de facturering, indien schriftelijk anders overeengekomen, als volgt plaatsvinden:
– 75% als aanbetaling van het offertebedrag bij opdrachtverstrekking met inachtneming van de in de offerte vermelde betaaltermijn, indien schriftelijk anders overeengekomen, omschreven in artikel 8.4.
– 25% als restantbetaling van het offertebedrag uiterlijk 1 week voorafgaand aan de dag van de bijeenkomst danwel realisatie van de verzochte deeldienst. Indien nodig zal na afloop van de bijeenkomst een eindafrekening plaatsvinden.
8.3 Indien Opdrachtgever uiteindelijk besluit om geen gebruik te maken van de door EVNTS aangeboden deeldienst zal zij niet worden ontslagen van volledige betaling van offertekosten zoals geoffreerd en geaccepteerd middels ondertekening van de offerte.
8.4 EVNTS hanteert een betalingstermijn van 30 dagen.
8.5 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen betalingstermijn overschrijdt, dan is Opdrachtgever in gebreke en is daarmee direct een extra vergoeding van minimaal 15% verschuldigd aan EVNTS. Deze extra vergoeding wordt berekend over het totale offertebedrag of het nog resterende openstaande factuurbedrag voor btw.
8.6 Tevens komen ook alle verdere buitengerechtelijke, administratiekosten en wettelijke rente voor rekening van de Opdrachtgever.
8.7 De Opdrachtgever is in gebreke bij iedere overschrijding van iedere overeengekomen termijn zonder dat daartoe door EVNTS enige sommatie behoeft uit te gaan. Is Opdrachtgever een particulier, dan is de Wet incassokosten (WIK) van toepassing.
Artikel 9: Annuleringen
9.1 Indien de Opdrachtgever de overeengekomen opdracht gedeeltelijk of geheel wenst te annuleren, zullen beide partijen overleggen over een mogelijke vervanging van de opdracht, bijvoorbeeld op een andere datum, waardoor wederzijds zo min mogelijk schade en kosten ontstaan. Gemaakte afspraken zullen schriftelijk in een nieuwe opdracht door EVNTS vastgelegd worden. Schade voortvloeiend uit verplaatsing van de opdracht is voor rekening van de Opdrachtgever.
9.2 Indien de Opdrachtgever een opdracht annuleert zonder dat in 9.1 bedoelde vervanging wordt overeengekomen, is hij gebonden alle daaruit voor EVNTS voortvloeiende kosten en schaden, waaronder winstderving, te vergoeden. Alle reeds betaalde facturen zullen met deze kosten worden gesaldeerd. Het saldo van deze saldering dient of:
– Door EVNTS aan Opdrachtgever te worden voldaan, middels creditfactuur
– Door Opdrachtgever aan EVNTS te worden voldaan, middels debet factuur
– Administratiekosten ten bedrage van 15 euro exclusief btw (21%) zijn hierbij van rekening van Opdrachtgever.
9.3 Reeds gemaakte kosten, in aanloop naar het evenement, zijn geheel voor rekening van Opdrachtgever en worden op deze restitutie(-s) in mindering gebracht.
9.4 Is er door EVNTS ten tijde van annulering door Opdrachtgever, nog geen volledige aanbetaling dan wel volledige restant betaling ontvangen, dan zal EVNTS alsnog een factuur hiervoor opmaken.
Artikel 10: Opschorting, staking en ontbinding
10.1 EVNTS is gerechtigd de verdere uitvoering van de opdracht op te schorten. C.q. te staken, indien de Opdrachtgever de betalingscondities niet in acht neemt en/of in gebreke blijft met het stellen van de verlangde bankgarantie.
10.2 Bovendien is EVNTS gerechtigd de tussen hem en de Opdrachtgever bestaande overeenkomsten, voor zover deze nog niet zijn uitgevoerd, zonder rechterlijke tussenkomst te ontbinden, indien de Opdrachtgever, niet tijdig of niet behoorlijk voldoet aan de verplichtingen, die voor hem uit enig met EVNTS gesloten overeenkomst voortvloeien, alsmede in geval van faillissement of surseance van betaling van Opdrachtgever of bij stilleggen of liquidatie van diens bedrijf.
10.3 De gevolgen van opschorting, staking en/of ontbinding komen volledig voor rekening en risico van de Opdrachtgever. Opschorting, staking en/of ontbinding laten de betalingsverplichting voor de reeds verrichte werkzaamheden onverlet. Daarenboven is EVNTS alsdan gerechtigd van de Opdrachtgever te vorderen vergoeding van schade, kosten en interesten veroorzaakt door de wanprestatie van de Opdrachtgever en de ontbinding van de overeenkomst, daaronder begrepen het door EVNTS gederfde inkomen.
Artikel 11: Zorgplicht en geheimhouding
11.1 EVNTS zal iedere opdracht met de gebruikelijke zorgvuldigheid en vakbekwaamheid uitvoeren.
11.2 EVNTS draagt zorg voor de geheimhouding van alle door de Opdrachtgever verstrekte gegevens in het kader van de opdracht. EVNTS draagt er zorg voor dat alle gegevens, waarvan EVNTS aangeeft dat deze noodzakelijk zijn of waarvan Opdrachtgever redelijkerwijs behoort te begrijpen dat deze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de overeenkomst, tijdig aan EVNTS worden verstrekt.
11.3 De Opdrachtgever verplicht zich eveneens tot deze geheimhoudingsplicht.
11.4 EVNTS zal zich inspannen te voldoen aan regelgeving op het gebied van privacy en bescherming van persoonsgegevens (waaronder de Algemene verordering gegevensbescherming en/of ander regelgeving).
Artikel 12: Inschakelen van derden
12.1 EVNTS heeft het recht de uitvoering van een opdracht en/of daarmee samenhangende werkzaamheden te laten uitvoeren door derden.
12.2 De kosten van eventuele schade aan voorwerpen, materialen of gegevens, die beschikbaar zijn gesteld namens derden aan EVNTS en/of de Opdrachtgever, zijn voor rekening en risico van de Opdrachtgever.
Artikel 13: Aansprakelijkheid
13.1 Een reclamatie dient binnen 8 dagen na datum waarop de dienst is geleverd schriftelijk ingediend te zijn. EVNTS is binnen deze 8 dagen alleen aansprakelijk voor directe schade en geen indirecte schade.
13.2 Indien een bezwaar omtrent geleverde diensten gegrond wordt bevonden en aansprakelijkheid van EVNTS ter zake wordt vastgesteld, zal deze te zijner keuze of een vergoeding betalen van ten hoogste de factuurwaarde van het geleverde, of het geleverde gratis vervangen, nadat, indien van toepassing, het oorspronkelijk geleverde door hem is terugontvangen. Tot verdere schadevergoeding is EVNTS nimmer verplicht.
13.3 De aansprakelijkheid van EVNTS voor enige schade die hetzij direct, hetzij indirect het gevolg is van gebreken in de door hem geleverde diensten of goederen, is in ieder geval beperkt tot het bedrag van zijn beloning verminderd met de reeds gemaakte kosten ter zake van het geleverde.
13.4 EVNTS is niet aansprakelijk voor beschadiging, verlies of vernieling van voorwerpen, materialen of gegevens, die hem voor, door of namens opdrachtgever ter beschikking zijn gesteld. Goederen reizen zijn voor risico van de Opdrachtgever.
13.5 In de situatie dat de onderneming van de Opdrachtgever om welke reden, op welke wijze en in welke vorm dan ook wordt samengebracht met, dan wel wordt voortgezet in een andere onderneming, ontstaat er voor wat betreft de nakoming van de onder 1 bedoelde verplichtingen van de Opdrachtgever een hoofdelijk aansprakelijkheid voor de oorspronkelijke en opvolgend onderneming.
13.6 De werkzaamheden die EVNTS verricht zijn te allen tijde een inspanningsverplichting en nimmer een resultaatsverplichting. De inspanningsverplichting richt zich uitdrukkelijk alleen tot de Opdrachtgever en niet tot bij de Opdrachtgever betrokken derden.
13.7 Wanneer Opdrachtgever werkzaamheden ten behoeve van de bijeenkomst, evenement of activiteit waarvoor EVNTS is ingeschakeld gedeeltelijk zelf verricht kan EVNTS hier wel een adviserende rol in spelen maar kan voor de uitvoering hiervan niet aansprakelijk gesteld worden.
Artikel 14: Overmacht
14.1 In geval van overmacht heeft EVNTS het recht de uitvoerig van de opdracht op te schorten dan wel de overeenkomst geheel of gedeeltelijk buitenrechtelijk te ontbinden zonder dat Opdrachtgever uit dien hoofde enig recht op vergoeding van kosten, schaden en interesten kan doen gelden.
14.2 Onder overmacht wordt verstaan omstandigheden, die de uitvoering van de overeenkomst verhinderen, en die niet aan EVNTS zijn toe te rekenen. Hieronder zullen (indien er voor zover deze omstandigheden de nakoming onmogelijk maken of onredelijk bemoeilijken) mede zijn begrepen: stakingen in andere bedrijven dan die van EVNTS, wilde stakingen of politieke stakingen in het bedrijf van EVNTS, weersomstandigheden, faillissement accommodatie van de bijeenkomst, een algemeen gebrek aan voor het uitvoeren van de overeenkomst benodigde zaken of diensten, niet-voorzienbare stagnatie bij toeleveranciers of andere derden waarvan EVNTS afhankelijk is, het niet verkrijgen van benodigde vergunningen, ziektes, epidemieën en/of quarantaines, overheidsmaatregelen en algemene vervoersproblemen.
14.3 Indien EVNTS bij het intreden van de overmacht al gedeeltelijk haar verplichtingen heeft voldaan, of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is EVNTS gerechtigd betaling te vorderen voor de reeds geleverde diensten c.q. leverbare diensten, voor zover deze diensten zelfstandige waarde hebben.
Artikel 15: Copyright/eigendomsvoorbehoud
15.1 Alle ontwerpen, modellen, concepten, draaiboeken, tekeningen, schetsen, schema’s, monsters modellen, concepten, gereedschap, e.d. die door EVNTS worden gehanteerd blijven, ook indien zij aan Opdrachtgever ter hand worden gesteld geestelijk en/of fysiek, eigendom van EVNTS en mogen derhalve, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van EVNTS, voor geen ander doel dan uitvoering van de overeenkomst tussen EVNTS en Opdrachtgever gebruikt worden.
Artikel 16: Verplichtingen opdrachtgever
16.1 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, zal de Opdrachtgever voor eigen kosten zorgen voor voldoende maatregelen om de veiligheid te waarborgen op de plek waar de opdracht wordt uitgevoerd (waaronder doch niet beperkt tot de veiligheid voor artiesten, medewerkers en bezoekers). Indien reeds afspraken zijn gemaakt over vorenbedoelde maatregelen, is EVNTS niettemin gerechtigd om op ieder gewenst moment aanvullende eisen te stellen, wanneer gewijzigde omstandigheden daartoe nopen.
16.2 Opdrachtgever verplicht zich ertoe om alle risico’s die samenhangen met de uitvoering van de opdracht, waaronder tevens worden begrepen de werkzaamheden en/of het handelen en/of het nalaten van door haar ingeschakelde derden, voor zover mogelijk te verzekeren. In ieder geval is Opdrachtgever verplicht om een reguliere AVB-verzekering en/of evenementenverzekering af te sluiten en, indien van toepassing, een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Voorts verplicht Opdrachtgever zich ervoor zorg te dragen dat onder de hiervoor genoemde verzekeringen zijn meeverzekerd de door EVNTS bij de uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde medewerk(st)er(s) en de door EVNTS ter beschikking gestelde zaken. Opdrachtgever is verplicht om afschriften van de polissen van voornoemde verzekeringen op eerste verzoek aan EVNTS te verstrekken.
16.3 Opdrachtgever is gehouden alle informatie waarvan zij weet dan wel waarvan zij behoorde te weten dat deze noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, tijdig aan EVNTS te verstrekken. Opdrachtgever staat in voor de juistheid en volledigheid van de door haar verstrekte informatie.
16.4 Opdrachtgever heeft geen aanspraak op enige vorm van schadevergoeding, indien (a) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichten heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1
en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden en EVNTS de opdracht geheel of gedeeltelijk geen doorgaan laat vinden (waartoe EVNTS gerechtigd is) en/of (b) Opdrachtgever niet dan wel niet in voldoende mate aan haar verplichtingen heeft voldaan zoals opgenomen in artikel 3.1 en/of 3.2 in deze algemene voorwaarden, EVNTS Opdrachtgever daarop schriftelijk heeft gewezen en Opdrachtgever desondanks de opdracht wenst te laten doorgaan.
16.5 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de afdracht van de vergoedingen wegens het gebruik van intellectuele eigendomsrechten van derden (waaronder doch niet beperkt tot Bumarechten).
16.6 Tenzij schriftelijk anders is overeengekomen, is Opdrachtgever verantwoordelijk voor de vereiste toestemming van derden en/of vergunningen, alsmede onderzoek hiernaar.
16.7 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor het handelen en nalaten van de door haar ingeschakelde en/of uitgenodigde derden die bij de opdracht zijn betrokken, zoals bezoekers van een evenement.
16.8 Opdrachtgever is verantwoordelijk voor eventuele fiscale consequenties en/of betaling (van naheffingen) ten gevolge van de Werkkostenregeling (WKR). Opdrachtgever vrijwaart en stelt EVNTS volledig schadeloos aangaande aanspraken van derden die opdrachtgever daaromtrent ontvangt.
Artikel 17: Geschillen
17.1 Op alle overeenkomsten waarop deze voorwaarden geheel of gedeeltelijk van toepassing zijn, is het Nederlands recht van toepassing.
17.2 Alle geschillen voortvloeiend uit onder deze voorwaarden gesloten overeenkomsten en op de overeenkomsten hieruit voortvloeiend, zullen worden beslecht door de bevoegde Rechter binnen het arrondissement van de vestigingsplaats van EVNTS.
Deze versie van de Algemene Voorwaarden vervangt alle voorgaande versies
